Chargé (e) de scolarité H/F

Le/La Chargé(e) de scolarité assure la gestion administrative et le suivi du parcours académique des étudiants. Il/Elle prend notamment en charge la préparation et la délivrance des documents administratifs. Il/Elle veille à la fiabilité et à la mise à jour des données dans les systèmes d'information, assure le suivi des indicateurs liés à la scolarité et contribue à la préparation des tableaux de bord et des reportings. Il/Elle assure également l'accueil, l'information et l'accompagnement des étudiants, coordonne les échanges avec les différents services et responsables pédagogiques et participe à l'amélioration continue des procédures.

Activités principales :

• Promotion, admissions et concours

Participer aux actions de promotion du Collège, à l'organisation des concours d'admission et assurer l'accueil, l'information et l'accompagnement des candidats et de leurs parents.

• Accueil et accompagnement des étudiants

Assurer l'accueil, l'information et l'accompagnement des étudiants et répondre à leurs demandes relatives à leur scolarité et à leurs démarches administratives.

• Gestion administrative de la scolarité

Assurer le suivi des inscriptions et réinscriptions, des départs et situations particulières, ainsi que la mise à jour et la fiabilisation des données et dossiers étudiants.

• Suivi académique et des parcours étudiants

Assurer le suivi des passages, résultats et décisions de délibération, la préparation et la consolidation des états académiques, en coordination avec les établissements du Collège.

• Gestion des documents et dossiers académiques

Veiller à la conformité des documents académiques et assurer la préparation et la délivrance des attestations de scolarité, bulletins de notes et autres documents officiels.

• Suivi Recouvrement financier

Suivi des reçus de paiement des non-inscrits avec la DAF, Suivi de la situation financière des frais de scolarité et logement.

• Diplomation et suivi des lauréats

Assurer le suivi du processus de diplomation, la préparation des listes de lauréats, l'édition et la délivrance des attestations de diplôme, ainsi que le suivi des reliquats et des étudiants non diplômés.

• Suivi des étudiants internationaux

Assurer le suivi administratif et l'accompagnement des étudiants étrangers dans leurs différentes démarches liées à leur scolarité.

• Coordination, reporting et relations avec les parties prenantes

Assurer le rapprochement et la fiabilisation des données avec les services concernés, la préparation et la transmission des états réglementaires, ainsi que le traitement des demandes des établissements et du personnel du Collège.

• Accompagnement des démarches externes et événements institutionnels

Assurer, à la demande des étudiants et lauréats, la transmission des dossiers aux établissements d'enseignement supérieur étrangers et contribuer à l'organisation et au suivi des événements institutionnels, notamment les cérémonies de remise des diplômes.

Compétences principales

Savoir

• Bac+3 min avec minimum 2 ans d'expérience dans un poste similaire ;
• Connaissance du pack Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher) ;
• Connaissance de Microsoft Access et Power BI sont un plus ;
• Maitrise du français. L'anglais est un plus ;
• Expérience en enseignement ou en gestion d'étudiants dans le supérieur est un plus.

Savoir-faire

• Rédiger des notes, des synthèses et des rapports ;
• Gérer et animer une équipe ;
• Gérer des composantes de système complexe ;
• Utiliser l'outil informatique et produire des tableaux de bord.

Savoir-être

• Autonomie, Rigueur, dynamisme et esprit d'équipe ;
• Sens de l'engagement et de la confidentialité ;
• Sensible à l'importance des relations humaines ;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles ;
• Capacité à prioriser le travail, à respecter les délais et à travailler sous pression et en gestion multi tâches.