HUIR
Rabat
CDI
Assistante Exécutive
Présentation
Née de la volonté de répondre aux enjeux économiques, politiques et sociaux du Maroc et de l'Afrique, l'Université Internationale de Rabat (UIR) est la première une université publique à gestion privée sous contrat avec l'État Marocain. Fondée en 2010, elle est devenue dès ses premières années d'existence un modèle d'établissement innovant conforme aux meilleurs standards internationaux dans le domaine de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche.
Comptant plus de 8500 étudiants et participants en formation continue, l'UIR propose une offre de formation pluridisciplinaire qui couvre les domaines de l'Ingénierie, de l'Architecture, des Sciences de la Santé, des Sciences Humaines et Sociales, du Management .... En matière de formation continue, l'UIR accompagne les institutions publiques et privées dans le renforcement des capacités de leurs équipes avec des programmes diversifiés d'Exécutive masters, des licences, des certificats qui couvrent les stratégies sectorielles impulsées par le Maroc.
La recherche et l'innovation, constituent également un axe majeur de la stratégie de l'Université qui s'exprime à la fois autour des publications académiques, de la recherche appliquée et d'une politique active de R&D avec près de 540 brevets déposés dont 100 à l'international, ce qui la classe en tant que 1ère université au Maroc et en Afrique, en termes de dépôt de brevets (source OMPIC).
Jeune, dynamique, citoyenne, notre université qui bénéficie d'une attractivité grandissante et d'une capacité d'innovation reconnue, lance aujourd'hui un ambitieux programme de développement pour atteindre 41.000 étudiants à l'horizon 2040.
Mission
L'assistante Exécutive accompagne le VPE dans la gestion administrative de son activité. Elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités.
Pour cela vos missions seront :
Pour cela vos missions seront :
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du Vice-Président Exécutif (prise de RDV, courriers, e-mails...).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir des visiteurs de marque et organiser les réunions des organes de gouvernance.
- Gérer et faciliter les interactions avec le secrétariat des actionnaires.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions de gouvernance, réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du VPE (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, demandes de visas...).
- Réceptionner, trier et synthétiser le courrier.
- Assister aux réunions et rédiger les comptes-rendus.
- Classer et archiver les documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...).
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus...).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différentes entités de l'université ou de l'extérieur à partir des consignes du VPE).
- Réaliser les achats de billets d'avion, les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
Profil
Profil recherché:
Bac + 3/4 en gestion des entreprises ou diplôme équivalent avec une expérience de Minimum 5 ans dans une fonction similaire.
Compétences requises:
Bac + 3/4 en gestion des entreprises ou diplôme équivalent avec une expérience de Minimum 5 ans dans une fonction similaire.
Compétences requises:
Savoir-faire :
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) et des outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, intranet...)
- Connaissance de la gestion administrative et des normes rédactionnelles
- Connaissance des techniques de prise de notes
- Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
- Maîtrise de l'organisation d'événements
- Niveau professionnel en anglais
Savoir-être :
- Dynamisme, discrétion, autonomie, organisation, rigueur, polyvalence, réactivité, esprit de synthèse, capacité d'analyse, aisance relationnelle, sens de l'écoute et de la communication, disponibilité, résistance au stress, capacité à prioriser, capacité d'adaptation.
10 juin 2024