HUIR
Rabat
CDI
Assistante Exécutive
Présentation
Née de la volonté de répondre aux enjeux économiques, politiques et sociaux du Maroc et de l'Afrique, l'Université Internationale de Rabat (UIR) est la première une université publique à gestion privée sous contrat avec l'État Marocain. Fondée en 2010, elle est devenue dès ses premières années d'existence un modèle d'établissement innovant conforme aux meilleurs standards internationaux dans le domaine de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche.
Comptant plus de 8500 étudiants et participants en formation continue, l'UIR propose une offre de formation pluridisciplinaire qui couvre les domaines de l'Ingénierie, de l'Architecture, des Sciences de la Santé, des Sciences Humaines et Sociales, du Management .... En matière de formation continue, l'UIR accompagne les institutions publiques et privées dans le renforcement des capacités de leurs équipes avec des programmes diversifiés d'Exécutive masters, des licences, des certificats qui couvrent les stratégies sectorielles impulsées par le Maroc.
La recherche et l'innovation, constituent également un axe majeur de la stratégie de l'Université qui s'exprime à la fois autour des publications académiques, de la recherche appliquée et d'une politique active de R&D avec près de 540 brevets déposés dont 100 à l'international, ce qui la classe en tant que 1ère université au Maroc et en Afrique, en termes de dépôt de brevets (source OMPIC).
Jeune, dynamique, citoyenne, notre université qui bénéficie d'une attractivité grandissante et d'une capacité d'innovation reconnue, lance aujourd'hui un ambitieux programme de développement pour atteindre 41.000 étudiants à l'horizon 2040.
Mission
L'Hôpital Universitaire International de Rabat recherche une ASSISTANTE EXÉCUTIVE pour soutenir le Directoire et ses membres dans les fonctions administratives et organisationnelles. Elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités du Directoire.
Responsabilités :
- Gérer l'agenda et les rendez-vous du Président du Directoire ;
- Organiser les réunions, préparer les comptes rendus et suivre les actions ;
- Coordonner la préparation et la distribution des dossiers pour les réunions ;
- Assurer la communication entre le Président et les différentes directions ;
- Traiter les courriers, courriels et appels téléphoniques ;
- Accueillir les visiteurs ;
- Préparer et contrôler les documents et présentations pour les réunions (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, demandes de visas...) ;
- Rédiger, relire et mettre en forme divers documents administratifs et rapports ;
- Classer et archiver les documents importants et confidentiels (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) ;
- Préparer des documents de support pour les présentations (tableaux, graphiques, etc.) ;
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...) ;
- Suivre et mettre à jour les bases de données et listes de contacts ;
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions de gouvernance, réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...) ;
- Réaliser les achats de billets d'avion, les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
- Gérer et faciliter les interactions avec le secrétariat des actionnaires ;
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différentes entités de l'hôpital ou de l'extérieur à partir des consignes du Directoire). Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus...)
Profil
- Diplôme universitaire en administration, gestion ou domaine connexe (Bac+ 3/4 ) ;
- Expérience significative de minimum cinq (5) ans en tant qu'assistante de direction, idéalement dans le secteur de la santé ;
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais ;
- Compétences avancées en bureautique : Pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) et des outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, intranet...)
- Connaissance de la gestion administrative et des normes rédactionnelles ;
- Connaissance des techniques de prise de notes ;
- Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation ;
- Maîtrise de l'organisation d'événements ;
- Niveau professionnel en anglais ;
- Excellentes compétences en communication et en organisation ;
- Dynamisme, discrétion, professionnalisme, autonomie, organisation, rigueur, polyvalence, réactivité, esprit de synthèse, capacité d'analyse, aisance relationnelle, sens de l'écoute et de la communication, disponibilité, résistance au stress, capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches, capacité d'adaptation et à travailler sous pression ;
10 juin 2024