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CENTRE DE RECHERCHE DU COLLÈGE HSPJS

Salé/Rabat

CDI

Chargé(e) Administratif(ve) H/F

Présentation

L'Université Internationale de Rabat (UIR), première université reconnue par l'Etat, est un modèle original et innovant dans le contexte de développement du Maroc et de l'Afrique. Elle comprend plusieurs établissements de formation et de recherche;: Rabat Business School et Actuariat, Aerospace et Automobile, Informatique et Logistique, Energies renouvelables, Architecture, Science politiques et Droit, Médecine Dentaire, Classes préparatoires aux grandes écoles. L'université connaît une croissance continue de ses effectifs d'étudiants inscrits dans ses différents établissements.

Son modèle pédagogique repose sur des partenariats internationaux avec des mobilités d'enseignants et d'étudiants conduisant souvent pour ces derniers à des parcours en double diplomation (avec des universités françaises et américaines).


Mission

Assurer les missions de gestion et d'assistanat administratif du Global Studies Center:

  • Assurer la coordination générale au sein du collège et des établissements ainsi que la communication avec le R&H, R&D et les pôles académiques en du collège.
  • Gérer l'agenda de la direction du Global Studies Center.
  • Assurer la programmation du calendrier des événements du Global Studies Center.
  • Assurer la logistique des événements organisés par le Global Studies Center (gestion des salles, capture d'image, réservation d'hôtels, billets d'avion, pause-café, supports de communication, déplacements des invités …)
  • Assurer l'organisation et le suivi des missions et des activités des doctorants, chercheurs et invités.
  • Etablir les diverses attestations demandées par les doctorants et les participants aux évènements.
  • Assurer la gestion et le suivi administratif en lien avec les divers fournisseurs.
  • Concevoir des outils de suivi et tableaux de bord.
  • Participer à l'élaboration du budget du Global Studies Center et en assurer le suivi.
  • Préparer les dossiers des stagiaires et doctorants du Global Studies Center et assurer le suivi administratif auprès des RH et DAF.
  • Mise à jour des listes diverses du personnel du Global Studies Center.
  • Accueil front office, téléphonique et électronique des enseignants chercheurs, doctorants et stagiaires du Global Studies Center.
  • Suivi des heures réalisées par les doctorants au sein des engagements académiques et de l'École doctorale.
  • Coordonner avec la communication et la DSI à l'alimentation et la gestion du site web du Global Studies Center.
  • Garantir l'organisation et le classement d'archivage des documents du Global Studies Center.
  • Assurer le secrétariat général du Global Studies Center.
  • Participer au bilan budgétaire de fin d'année et à la proposition du budget de l'année suivante.
  • Participer à l'alimentation du rapport annuel du Global Studies Center.



Profil

Bac+5 en Management et/ou Gestion des Entreprises ou diplôme équivalent avec au minimum de 5 ans d'expérience dans un secteur similaire (Université, Etablissement de recherche, Etablissement d'enseignement supérieur, …)

Compétences et savoirs;:

  • Aptitude à exercer des responsabilités et à gérer les imprévus
  • Maitrise des programmes et outils informatiques pour la bureautique ;
  • Autonomie dans la réalisation des activités confiées et gestion des priorités
  • Savoir trouver l'information si nécessaire et la partager
  • Sens des relations humaines;
  • Réactivité;
  • Confidentialité;