Assistant(e) Formation Continue H/F

L'Université Internationale de Rabat est devenue dès ses premières années d'existence un modèle d'établissement innovant bénéficiant d'une attractivité grandissante et d'une image de professionnalisme et de rigueur reconnue au niveau national et international.

Le collège Ingénierie et Architecture regroupe 3 écoles d'ingénieurs et une école d'architecture.

Dans le cadre de son développement, l'UIR et le collège Ingénierie & Architecture recrute pour son compte un(e) Assistant(e) de Formation continue. Le poste cité est destiné à assurer le développement de la direction de la formation continue.

L'assistant(e) Formation continue, travaillera à la formation continue du Collège Ingénierie & Architecture et sera amené(e) à assister le chargé de mission de la Formation continue dans l'ensemble de ses missions.

Activités principales :

• Gérer la relation avec les participants

• Apporter conseil et assistance aux candidats aux programmes de la FC (récupération des documents administratifs liés à l'inscription, orienter dans les salles, mettre en relation avec les responsables pédagogiques quand c'est nécessaire)
• Être à l'écoute des participants en permanence
• Préparer les supports, fiches de présence, fiches et questionnaires d'évaluation
• Informer à temps et par tous les moyens possibles les participants de la planification, des changements d'emploi du temps et des absences des intervenants
• Affecter les salles de formation
• Alimenter la plateforme électronique en support de cours
• Communiquer aux participants les supports, guides, mot de passe, codes et autres outils pédagogiques

• Gérer la relation avec les intervenants :

• Mettre à jour la base des informations administratives des intervenants
• Suivre les emplois du temps avec les intervenants
• Assurer les relations administratives avec les intervenants
• Relancer les intervenants par téléphone / mail pour la réalisation hebdomadaire des formations
• Relancer les intervenants pour les supports de formation

• Gérer la relation avec le Directeur de la Formation Continue :

• Administrer et récupérer les fiches de présence, d'évaluation, de suivi des PFE, de vacations et tous les documents de gestion administrative des formations continues
• Mettre en règlement, suivre avec les services financiers les vacations du mois ; et gérer les réclamations en découlant
• Organiser les soutenances.
• Coordonner l'ensemble du suivi administratif, financier et de l'évaluation des sessions de formation continue
• Participer à l'élaboration (proposer des KPI pour les tableaux de bord, remonter les informations terrain) et mettre à jour et faire évoluer les tableaux de bord pertinent au pilotage de la performance de la direction.

Activités associées :

• Commercial & Communication

• Etablir une banque de données des entreprises au Maroc ; et assurer sa mise à jour
• Participer à l'élaboration de la campagne de communication digitale de la FC

Contribuer à l'élaboration du plan d'action commercial et marketing de la FC et participer à sa mise en oeuvre

Compétences linguistiques

• Maitrise du français. L'anglais est un plus ;

Profil requis

• Bac+2 min avec 2 ans d'expérience dans un poste similaire
• Expérience en formation continue est un plus

Compétences principales

Savoir

• Connaissance du pack Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher)
• Connaissance de Microsoft Access et Power BI sont un plus

Savoir-faire

• Avoir le sens d'accueil
• Rédiger des notes, des synthèses et des rapports
• Gérer une documentation
• Utiliser l'outil informatique

Savoir-être

• Sens de l'engagement et de la confidentialité
• Capacité à travailler sous pression, à prioriser le travail et à respecter les délais